Berdasarkan pengamatan , berbagai kasus yang terjadi di lapangan yang menjadi penyebab terjadinya kerusakan adalah :

Kerusakan akibat kesalahan / kelainan maintenance :
Air pendingin jarang diperiksa                                6 %

Level  oli jarang diperiksa                                       6 %

Kurang Oli dan grease                                          12 %

Masalah dalam Daily Inspection                           24 %

Salah cara membersihkan elemen                          6 %

Salah penyetelan                                                   12 %

Air masuk fuel                                                        13 %

Waktu penggantian elemen tidak tepat                  12 %

Lain-lain                                                                    5 %

Masalah dalam Periodic Maintenance. .              48 %
           Masalah dalam maintenance                               72 %.

Salah pengoperasian                                           28 %

Dari sajian data diatas dapat diperoleh gambaran bahwa masalah maintenance menjadi penyebab kerusakan pada peralatan yaitu 24 % terjadi pada saat P2H ( pemeriksaan harian ) dan 48 % terjadi karena masalah periodical maintenance atau perawatan berkala, salah pengoperasian dan penyebab lain hanya andil 28 % masalah.

Dapat dikatakan bahwa Maintenance sebagai tindakan perawatan dan perbaikan pada peralatan factor terbesarnya ada pada masalah perawatan ( 72 % ) sehingga masalah perawatan ini perlu perhatian yang sangat serius.

Perawatan yang dinilai baik adalah perawatan yang menghasilkan down time yang seminimum mungkin tetapi tentu saja dengan biaya perawatan yang serendah mungkin serta waktu sesingkat mungkin sehingga dapat tersedia setiap waktu diperlukan.

Ada beberapa tahapan kegiatan dalam proses maintenance yaitu pemeriksaan, penggantian, penyetelan , perbaikan dan pengetesan, kesemuanya itu merupakan aktivitas secara total.

Pemeriksaan merupakan pekerjaan rutin dan periodic harian, mingguan, bulanan , tahunan atau periode berdasarkan jam kerja mesin, penggantian adalah pekerjaan untuk mengganti sparepart yang diperlukan berkaitan dengan pemeriksaan tadi atau berdasarkan perhitungan umur teknis elemen mesin, perbaikan adalah tindakan mengembalikan kondisi alat yang rusak Kembali ke kondisi semula, sedangkan pengetesan merupakan review final dari seluruh tindakan maintenance.

Jadi dapat dikatakan bahwa tujuan maintenance adalah 

• Peralatan selalu dalam keadaan siaga siap pakai ( High availability = berdaya guna physic yang tinggi ). 
• Peralatan kondisi prima, berdaya guna mekanis yang paling baik ( Best Performance ). 
• Biaya perawatan dan perbaikan peralatan menjadi lebih hemat ( Reduce repair cost ) 

Tahapan yang harus dilalui tersebut adalah :

PENGUMPULAN DATA AWAL

1. Pengumpulan data permasalahan yang terjadi saat ini baik masalah proses kerja yang ada di lapangan misalnya sering terjadinya kerusakan unit yang tidak terduga, sering terjadi kehilangan sparepart, tidak termonitornya operasional unit di lapangan, dan lainnya , maupun masalah yang ada di manajemen, seperti proses pencatatan , proses pelaporan, proses penyimpanan data dan sebagainya.
2. Pengumpulan data kebutuhan atau keinginnan dari pihak manajemen baik untuk pengendalian ataupun untuk Analisa, juga keinginan dari pihak lapangan, seperti mudahnya meminta sparepart bila diperlukan maintenance, mudah diketahuinya keberadaan dan kondisi unit dan sebagainya.
3. Data yang sudah dimiliki saat ini, data ini akan dijadikan data awal system yang baru nanti, seperti detail data unit , detail dalam hal ini betul betul lengkap mulai data fisik, legal, data teknis, data nilai ( keuangan ), juga data barang yang juga harus detail sesuai data teknisnya, data karyawan terutama karyawan yang ada di lapangan misalnya mekanik, operator, driver, pengawas, helper dan sebagainya, data karyawan ini termasuk didalamnya foto KTP dan alamat lengkap daerah asal.
4. Pengumpulan data awal ini betul-betul diperlukan detail, misalnya untuk unit dan sparepart hafrus diadakan opname ke lapangan, sedangkan data SDM karus di rekonsiliasi dengan pihak HRD supaya benar-benar valid. Data-ata tersebut dikumpulkan dalam format excel sehingga dengan mudah dapat di transfer kedalam system sebagai data awal.

MEMBANGUN SISTEM

1. Stok opname : melakukan indentikasi dan penghitungan fisik sparepart dan shop supplies di Gudang ( workshop ), termasuk pendataan barang yang belum masuk dalam data awal, biasanya barang bawaan mesin yang tidak didata.
2. Unit opname : melakukan pengecekan dan indentifikasi seluruh unit, baik data teknis seperti nomor lambung, nomor mesin, nomor rangka, type, kapasitas, juga data legal seperti perijinan STNK, SILO, KIR dan sejenisnya serta data value, seperti nilai pembelian, nilai buku, nilai investasi, dan deprsesiasi
3. Pembuatan prosedur kerja berdasarkan data permasalahan dan kebutuhan perusahaan yang telah disusun diatas.
4. Berdasarkan data prosedur kerja dibuat / dimodifikasi program sesuai alur kerja dalam prosedur tersebut.
5. Secara parallel fitur program yang telah selesai mulai dijalankan di lapangan, berfungsi sekaligus untuk pengecekan program dan alur lapangan.
6. Trial running ; penggunaan atau implementasi system dengan data parallel system lama.
7. Cut off : menghentikan system lama dan menggantikan dengan system baru.

 PENDAMPINGAN TEKNIS

1. Sistem berjalan di lapangan dan administrasi back office dengan monitoring langsung dari programmer.
2. Perbaikan system yang masih belum berjalan sesuai rencana.
3. Sistem Running

• Input data rencana proyek : unit yang hendak dipakai dalam satu proyek, rencana biaya untuk peralatan ( maintenance dan operasional ) selama proyek akan berlangsung.
• Input data rencana indentitas proyek : nama proyek, pemilik proyek, alamat proyek, pekerjaan volume dan nilai proyek termasuk cara pembayarannya.

• Dari input data proyek maka akan diketahui detail proyek, berupa data pemilik proyek, alamat, jenis perkerjaan, volume pekerjaan dan cara pembayarannya.
• Data unit yang akan dipakai jenis dan banyaknya serta berapa lama kira2 mau digunakan.
• Data rencana penggunaan unit ini diinfomesikan kepada bagian asset untuk rencana alokasi unit ( dilihat unit yang ready dan sedang tidak terikat kontran, bila tidak ada maka dapat diajukan rencana pembelian atau rencana sewa.
• Data rencana pendapatan dan biaya proyek.

• Berdasarkan pengajuan unit maka bagian aset membuat rencana mobilisasi alat, mutasi alat menuju proyek yang telah ditentukan berdasarkan rencana penggunaan alat yang sudah masuk diatas.
• SEmua unit yang sudah dimobilisasi ( mutasi ke proyek ) baru dapat diinput time sheetnya untuk mencatat jam kerja mesin atau jam kerja orang, serta biaya yang timbul terutama biaya operasional dan maintenance.

• Data mutasi alat ini dapat menunjukkan riwayat mutasi alat ( historical ), telah dipakai di proyek mana saja, dimana berapa lama, dan kapan tanggalnya

• Semua unit yang sudah di mobilisasi dengan ikatan kontrak terhadap proyek tertentu maka baru dapat dientry operasionalnya.
• Data yang dimasukkan adalah data time sheet seperti jam kerja, vulume, ritase, 
• Dari data entry time sheet ini akan didapat rekap data jam kerja dan operasional lainnya.

• Rekap harian, bulanan atau tahunan per unit atau seluruh unit.
• Rekap data inilah dapat dijadikan dasar untuk penerbitan invoice sewa atau hasil proyek
• Invoice dapat diterbitkan secara otomatis dari data tersebut diatas.

• Laporan yang berupa historical penggunaan alat pada setiap proyek, jenis alat, jumlah alat, hasil alat, lama penggunaan dan waktunya.
• Laporan hasil proyek, berupa rekap seluruh biaya alat dan hasil yang diterima per alat atau dari seluruh alat

• Menerima unit pada saat pertama kali datang dan hendak dioperasikan perusahaan, penerimaan ini dapat berasal dari vendor atau penjual apabila unit dibeli baru, atau dapat juga penerimaan dari pihak lain misalnya dari perusahaan lain dalam satu group karena di perusahaan lain tersbut proyeknya sudah selesai.
• Membuat indentifikasi unit yaitu data lengkap dan detail berupa ID unit atau nomor indentifikasi ataupun nomor lambung, merk, tipe, nomor mesin, nomor rangka, nomor polisi, tahun produksi dan tahun operasi, nilai perolehan, nilau buku, nilai penyusutan, menghitung umur ekonomis, memonitor logalitas ( STNK/SILO ), dan menyimpan dokumen legalitas unit.
• Mengadakan pengecekan rutin secara periodik ( opname ) misalnya setiap tahun, dan terutama sekali apabila unit akan di mutasi ke suatu proyek, berita acara serah terima unit ke penanggung jawab proyek harus lilampiri dokumen pengecekan terakhir ( update )
• Melaporkan kepada bagian maintenance apabila terjadi masalah teknis pada saat pengecekan ini.
• Mengadakan analisa unit berdasarkan permintaan dari bagian pemeliharaan, dan mengajukan pengadaan pembelian atau sewa kepada manajemen.

• Menerima unit dari bagian pemeliharaan dan memonitor detail terusama kondisi dan lokasinya, apakah unit dalam keadaan terikat kontrak dengan proyek tertentu atau dalam keadaan stand by, juga memonitor lokasi unit apakah berada pada lokasi proyek yang benar sesuai kontrak atau tidak.
• Menerima permintaan penyediaan unit dari bagian operasional untuk proyek tertentu.
• Mengadakan pengecekan terhadap unit stanby yang sesuai spesifikasi yang diminta.
• Mengajukan permintaan unit kepada bagian pemeliharaan untuk diajukan pengadaan ( pembelian unit baru ) atau sewa.
• Mengalokasikan unit sesuai spesifikasi yang diminta oleh bagian operasional.
• Memobilisasi unit ke proyek tertentu sesuai permintaan bagian operasional.
• Menerima kembali ( demobilisasi ) unit dari bagian operasional sesudah selesai pekerjaan proyek.
• Melaporkan historical alokasi unit yang menginformasikan detail operasional unit setiap periodenya, seperti unit sudah pernah dipakai di proyek mana saja, dan berapa lama setiap proyeknya.

• Bagian ini yang mengoperasikan seluruh unit sesuai dengan spek kerjanya.
• Melakukan Pemeriksaan dan Pemeliharaan Harian ( P2H ) secara rutin dan melaporkan hasilnya kepada planner.
• Mengatur operator sesuai dengan jenis dan kapasitas unit
• Mencatat dan melaporkan pekerjaan berupa jam kerja jam kerja, hasil kerja bila dilihat berdasarkan muatan atau volumenya, sehingga laporan jam atau hasil kerja dapat dijadikan dasar bagian keuangan untuk menerbitkan invoice sewa.
• membuat laporan rekapitutasi hasil kerja.

• Membuat analisa biaya satuan ( proyek )
• Membuat rencana biaya konstruksi ( proyek ) sebelum proyek dilaksanakan
• Mencatat detail data proyek.
• Mencatat dan melaporkan biaya actual proyek
• Melaporkan hasil kerja unit selain unit produksi ( berdasarkan time sheet )
• Membuat laporan bulanan proyek berupa perbandingan antara rencana biaya dengan biaya actual.
• Membuat analisa dan rekap biaya proyek
• Memberikan data dan laporan ke bagian keuangan tentang penerbitan invoice.
• Merevisi invoice bila diperlukan.