Pada Gudang yang sudah cukup besar ini diperlukan manajemen yang baik artinya harus sudah memiliki tata kerja yang sistimatis dan terstruktur, alur kerja yang standar dan proses pencatatan dan penyimpanan data yang tertata dengan baik, sehingga seluruh pergerakan barang dari mana datangnya barang, untuk apa barang didatangkan.  dimana menyimpannya, bagaimana indentifikasinya sehingga mudah ditemukan, kemudian kemana barang dikeluarkan, bila untuk keperluan maintenance ke unit mana barang dikonsumsi.

Gudang adalah bagian dari logistic,pada proyek konstruksi,  Gudang ini berada di tengah pekerjaan planner dan mekanik, artinya planner bekerja menjadwalkan pekerjaan maintenance berdasarkan data Gudang, dan mekanik ( workshop ) membutuhkan barang yang diarahkan oleh Planner ada di Gudang, sedangkan secara structural Gudang ada di bagian logistik dibawah bagian maintenance.

Lihat   :  Struktur Dept. Maintenence Di Project Konstruksi

 

ALUR KERJA GUDANG

1.    Tata letak Gudang

Mengatur tata letak atau layout itu pekerjaan yang sangat penting, pada pengaturan layout ini harus diperhatikan factor kenyamanan, keamanan, dan efektifitas kerja, yiatu mengatur alur kerja agar orang bekerja secara nyaman, jelas ( tidak memusingkan ), aman ( tidak membahayakan ), dan mudah dimonitor dan dikontrol

             Lihat   :  Membuat layout Gudang yang baik

 Stok opname

Pada saat kerja pertama kali di Gudang harus diadakan stok opname, yaitu kegiatan menghitung dan dan memeriksa seluruh barang dan membandingkan antara fisik yang ada di Gudang dengan catatan pembukuan Gudang ( stok card ).

Indentifikasi barang

Sambil melakukan stok opname dilakukan juga indentifikasi barang, yaitu memberikan keterangan pada barang yang belum tercatat pada data barang, misalnya, part number, merk, type, fungsi ( digunakan untuk unit mana barang ), dan bila ada keterangan substitusi ( barang / sparepart ini dapat digunakan oleh beberapa tipe unit ), disamping itu dicatat juga lokasi barang tersebut berada ( catat kode rak )

             Lihat : Cara mudah menemukan barang di gudang

Labeling

Seringkali kita menemukan Gudang yang manajemen atau tata Kelola kerjanya sangat tergantung pada petugas Gudang, kadang kala ditemui masalah yang hampir buntu hanya karena pada hari itu petugas tidak masuk kerja, hal ini sebenarnya tidak boleh terjadi.

Solusi untuk masalah ini adalah labelling, seluruh barang di Gudang seharusnya memiliki label yang bertuliskan persis seperti data barang pada system, sehingga manajemen yang sudah tersistem artinya data barang yang mudah diketahui secara system, akan mudah pula ditemukan secara fisik digudang, buatlah label yang isinya data barang di system.

Pada tahap ini proses pendataan barang sudah dapat dikatakan selesai, tahap selanjutnya adalah alur transaksi atau perputaran barang di Gudang, dengan selesainya stok opname berarti Gudang sudah memiliki data awal barang yang valid, sistimatis, dan mudah ditemukan baik secara data maupun secara fisik.

ALUR BARANG DI GUDANG

1.    Maintenance Planning

Maintenance planner sebaiknya membuat perencanaan pekerjaan maintenance baik dari preventive maintenance, yaitu service berkala, P2H, periodical cheking ( tindakan pengecekan unit secara periodic atau dalam rangka persiapan kontrak ), ataupun dari keluhan operator, dari data semua ini dapat dibuat rencana service ( maintenance ) yang didalamnya terdapat perkiraan kebutuhan sparepart.

 Dari rencana maintenance ini Gudang atau bagian logistic dapat memperkirakan kebutuhan sparepart, apakah sudagh ada dalam stok dan apakah stoknya mencukupi, bila belum mencukupi maka dapat dilakukan proses permintaan pembelian ( PR : Purchase requisition ).

Permintaan pembelian

Dari perkiraan kebutuhan sparepart ini Gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian ( Puchasing ), atau dapat pula ( bila dalam proyek ), melakukan pembelian langsung, biasanya untuk barang yang mendesak, dan harganya tidak terlalu besar.

 

3.    Order pembelian dan penerimaan barang

Bagian purchasing memberikan informasi tentang sudah dibukanya order ( PO ) kepada vendor tentang barang-barang yang dibutuhkan oleh Gudang.
Gudang memeriksa apakah yang disorder itu sesuai kebutuhannya, dan Gudang akan manerima barang sesuai PO tersebut

  Penyimpanan barang

Gudang menyimpan barang sesuai dengan lokasi dan jenis barangnya, menunggu sampai saat barang tersebut dibutuhkan.

             Lihat   :  Membuat layout Gudang yang baik

 Pengeluaran barang maintenance

Sebenarnya pada kegiatan ini Gudang sudah tidak melakukan pencatatan apapun, tinggal memberikan barang yang diminta oleh workshop ( mekanik ) barang-barang yang diminta berdasarkan WO yang telah diberikan oleh planner, kalaupun ada pencatatan adalah barang tambahan diluar WO.

 Penerimaan dan pengeluaran barang diluar maintenance

Di Gudang juga ada pencatatan diluar alur maintenance diatas, yaitu penerimaan barang dari bagian asset berupa sparepart bawaan pada saat unit baru dating ( baru dibeli ), penerimaan barang Bekas maintenance yang tidak jadi dipakai atau barang bekas yang masih dapat dipakai Kembali, sedangkan pengeluaran barang adalah berupa pengeluaran barang ke workshop untuk shop supplies ( misalnya : kawat las, mata gerinda, mata bor dan sebagainya yang diluar sparepart unit ).

LAPORAN GUDANG

Ada beberapa jenis laporan yang harus disampaikan oleh bagian gudang, yaitu :

1.    Laporan stok

 

Laporan ini memberikan informasi tentang detail barang termasuk partnumber, jumlah, nilai serta lokasi barang tersebut, drai tampilan inilah barang diketahui keberadaannya yang dicocokkan pada lokasi dengan melihat label barang.

 Laporan mutasi barang

Laporan ini memberi informasi tentang perubahan jumlah stok secara periodic sejak dimulainya penggunaan system sampai dengan saat ini.

3.    Laporan permintaan pembelian dan penerimaan barang

 

Laporan ini menginformasikan detail permintaan barang oleh Gudang kepada bagian pembelian dan realisasi pembeliannya.

Laporan- laporan lain yang berkaitan dengan kebutuhan dan pengeluaran barang baik untuk operasional maupun maintenance peralatan project.

Gudang sebagai tempat penyimpanan barang pasti dimiliki oleh setiap perusahaan, namun fungsi dari dudang ini pada setiap perusahaan berbeda, tergantung jenis perusahaannya, pada perusahaan yang menggunakan gudang sebagai faktor produksi, gudang dibagi menjadi 2 jenis yaitu :

• Gudang produksi : gudang ini masuk keluarnya barang dihubungkan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk sebagai penerimaan hasil produksi, sedangkan barang keluar sebagai supply bahan untuk proses prosuksi.
• Gudang umum : gudang yang proses masuknya barang tidka berkaitan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk dari supplier atau vendor dan keluar juga ke customer sebagai penjualan. Namun termasuk jenis ini adalah gudang yang ada dalam perusahaan dan bertugas mensupport bagian lain, misalnya gudang sparepart, pada perusahaan bengkel atau workshop peralatan pada perusahaan tambang dan konstruksi

Dalam posting kali ini akan kita bicarakan masalah gudang sparepart yang befungsi sebagai support ke workshop peralatan pada perusahaan konstruksi atau pertambangan, dimana layoutnya harus dapat mendukung pekerjaan bagian terkait tersebut.

Dalam gudang itu dibagi dalam beberapa area yang menunjukkan jenis pekerjaan di dalamnya, setiap area harus mempunyai batas yang tegas, namuntidak harus dibuat ruangan setiap area ( dibuat dinding ), kecuali ruang kantor. Setiap area cukup dibuatkan haris batas berwana kuning yang menunjukkan bahwa dalam batas garis tersebut adalah sebuah area tertentu.

Pada gudang yang menyimpan barang dan ada barang yang kecil secara fisik, misalnya sparepart, ada baiknya, area penerimaan, pengecekan, persiapan dan penguruman juga disipkan meja kecil, dan disiapkan alat kerja yang berhubungan dengan kondisi area, misalnya tali dan alat banding pada area pengiriman sebagai alat pengikat barang.

Walaupun di empat area diatas perlu disiapkan meja untuk menempatkan barang sementara dan alat kerja, namun tidak disarankan kalau di area ini disediakan rak, karena rak centerung menempatkan barang secara tertutup dan tidak terlihat.

Pada aera rak penyimpanan disediakan rak yang sesuai dengan jenis barang, dan diberikan identitas khusus ( akan dibicarakan khusus tentang indentifikasi rak ini ), dan pada area penyimpanan ini sebenarnya fungsinya sama dengan rak hanya disini disimpan barang yang tidak mungkin dimasukkan ke rak ( misalnya karena besar dan berat ). atau mungkin karena kapasitas rak telah penuh sehingga sementara barang ditempatkan disini.

Pintu gudang harus dipisahkan antara pintu masuk dan pintu keluar, gunanya untuk menegaskan barang mana yang baru masuk, dan barang mana yang akan keluar, disamping itu juga untuk mengurangi kesibukan di sekitar lalu lintas pintu.

Letak kedua pintu ini sedapat mungkin dekat atau mudah dilihat dari area administrasi dan pengawasan, sehingga setiap barang masuk atau keluar mudah diketahui dari ruang pengawasan.

Area ini adalah area kanrnya gudang dimana bagian administrasi gudang mencatat dan mengadministrasikan semua dokumen yang berhubungan dengan kegiatan gudang, dan dalam area ini kepala gudang juga berkantor, itulah sebabnya diatas dikatakan bahwa pintu keluar masuk harus disekitar area ini, sehingga kepala gudang mudah untuk mengawasi lalu lintas barang di gudang.

Walaupun gudang adalah tempat menyimpan barang, namun di area ini dilarang keras adanya barang, kecuali barang contoh atau sedang dalam masalah yang berjumlah kecil, itupun hanya sementara ada di ruangan ini.

Area ini adalah tempat dimana gudang menerima barang yang dikirim oleh vendor, setelah Faktur atau surat jalan diserahkan ke kepala gudang di area administrasi, barang diletakkan di area ini, petugas gudang akan mengecek barang yang diterimanya apakah sesuai dengan surat jalan dan apakah sesuai dengan pesanan, juga diperiksa secara fisik mutu dan kecacatannya.

Apabila pengecekan barang tidak dapat diselesesaikan secara langsung, maka barang masih harus berada di area ini dan surat jalan diberikan tanda " BARANG BELUM DIPERIKSA "

Pada saat proses pemeriksaan barang yang memenuhi sarat dipindahkan ke area pengecekan, dan yang tidak oke masih tetap ditinggalkan di area ini secara terpisah, dengan diberi tanda "RETUR"

Apabila barang sudah selesai diperiksa, maka barang yang dalam kondisi oke, artinya memenuhi semua sarat, dipindahkan ke area pengecekan, artina semua barang yang ada di area ini sudah clear dari masalah penerimaan, barang dapat diterima dan dapat disimpan dalam rak atau area penyimpanan.

Petugas gudang disini memilah jenis barang berdasarkan area raknya, sehingga akan lebih mudah dalam memindahkan barang ke rak atau area penyimpanan.

Area ini disiapkan untuk persiapan pengiriman, pada saat gudang menerima DO atau perintah pengiriman, maka barang yang tercantum dalam DO tersebut disipkan disini, barang dicek baik jumlah, jenis dan persaratan lainnya sesuai DO. Dalam area ini jumlah dan jenis barang harus sesuai dengan seluruh DO yang sudah ada, jadi tidak boleh ada barang sisa berada disini, misalnya barang yang per box berisi 40 namun di DO hanya perlu 30, maka sisa yang 10 tidak boleh berada di tempat ini, harus segera dikembalikann ke area penyimpanan.

Setiap jenis alat mempunyai karakteristik sangat berbeda, fungsi sangat spesifik untuk pekerjaan tertentu, sehingga dalam mengopersikan juga membutuhkan perlakukan yang berbeda dengan operator yang khusus menguasai alat tersebut, demikian juga dalam perawatannya memerlukan mekanik yang khusus mengenal karakteristik alat tersebut.

Solusi untuk permasalahan pengelolaan operasional dan perawatan alat tersebut diatas sesuai perkembangan teknologi saat ini adalah dengan menggunakan system dengan dukungan software yang berbasis web, sehingga kantor pusat yang berjarak cukup jauh dapat memonitor dan mengendalikan lapangan secara real time.

Mengapa harus didukung software berbasis web, karena dengan dukungan teknologi internet saat ini, software berbasis web menjadikan sangat mudah diakses oleh seluruh bagian yang terkait system baik berada di site maupun dikantor pusat, atau bahkan mungkin di tempat lain yang berbeda dapat bekerja sama secara real time, pelaksanaan kerja di lapangan dapat diikuti dan terpantau di kantor pusat saat itu juga, sehingga dapat dilakukan keputusan yang lebih cepat dan akurat

Sayangnya yang kita tahu saat ini, system dan software semacam itu baru ada dari vendor luar negeri, seperti Canada, USA dan lainnya, sehingga pada implementasinya banyak menimbulkan kendala, yatu pertama masalah bahasa umumnya bahasa Inggris yang tentu saja tidak dengan musah difahami oleh operator lapangan, kedua  software massal yang baku dengan alur kerja yang belum tentu sesuai dengan kondisi di Indonesia, ketiga software bersifat baku dan massal itu tidak mudah untuk dimodifikasi untuk disesuaikan dengan kondisi di perusahaan, ditambah lagi komunikasi dengan team support tidak mudah, masalah lainnya adalah harga yang pada umumnya dikenakan tarif per user per bulan sehingga bila diperhitungkan biayanya menjadi sangat mahal.

Namun saat ini telah ada HEMS ( heavy Equipment Management System ) suatu system didukung software berbasis web ( cloud ) karya anak bangsa untuk mengatasi segala permasalahan operasional dan perawatan ( maintenance ) peralatan dan alat berat yang tentu saja sangat familiar dan akrab.

Apa perbedaan mendasar antara HEMS dengan software dari luar ?

Yang jelas HEMS , “ gue banget “ , system sangat menyatu dengan internal perusahaan, bagaimana tidak, system dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan tidak hanya alur kerjanya, namun sampai dengan istilah-istilah juga dapat digunakan istilah yang berlaku umum di internal perusahaan, sehingga sampai dengan operator lapangan yang paling dasarpun merasa sangat akrab dengan system ini.

Dengan software berbasis web HEMS tidak memerukan instalasi pada setiap computer sehingga sangat mudah digunakan, hanya diperlukan internet dan browser, dan tidak membatasi jumlah user sesuai jumlah bagian yang terkait system.

Kelebihan HEMS yang lebih prinsip lagi yaitu, team design dan support menyatu dengan team system internal perusahaan, sehingga segala permasalahan bukan hanya dapat disampaikan melalui alat komnikasi namun dapat langsung duduk Bersama menemukan solusinya, bahkan terdapat cerita komunikasi team HEMS dengan pelaksana lapangan saat menemukan masalah dalam implementasi, pada saat HEMS menyampaikan bahwa merka adalah pihak external, maka pelaksana lapangan menjawab bahwa anda telah menghirup udara desa kami, telah memakan hasil dari bumi kami, sehingga kami sudah tidak lagi menganggap team adalah pihak luar, anda adalah keluarga kami, demikian menyatunya, team dengan lapangan.

HEMS di design sangat spesifik  sehingga masing-masing versi fekus terhadap bidang tertentu, yaitu kontraktor, rental alat berat, project, bengkel alat berat, distribusi dan bahkan dapat dedesign lebih spesifik pada bidang kerja perusahaan anda.

lihat detail beberapa versi yang ada di HEMS .....

Modul dasar dan standar HEMS focus pada masalah operasional dan maintenance, dan unit nya sendiri sebagai asset, namun masing-masing modul menjadi sangat spesifik.

Modul unit menyajikan data yang sangat detail dan lengkap, dari nomor lambung, expire STNK, nilai ( value ) unit dari nilai perolehan, nilai buku sampai penyusutan, bahkan dilengkapi dengan tampilan unit yang dapat dibuat berdasarkan tanggal tertentu, sehingga dapat dilaporkan kondisi unit secara visual waktu demi waktu.

Modul operasional dengan proses dari persiapan project, mutase unit ( mobilisasi dan demobilisasi ), pencatatan jam kerja, hasil kerja ( muatan ) dan ritase, nama operator, sehingga dapat dilaporkan Riwayat kerja unit dari waktu, berapa lama unit berada dalam satu proyek dan dimana proyek itu berada.

Modul maintenance menampuh sumber keluhan / problem dari 3 sumber yaitu keluhan operator saat operasional, masalah yang ditemukan pada saat P2H dan rencana service ( berkala ataupun overhaul ) yang dibuat oleh planner, tahapan proses sedemian detail perlangkah dari mulai menangani keluhan sampai selesainya pekerjaan, pada modul maintenance terdapat historical service yang mencatat waktu demi waktu perlakuan service terhadap unit, proes maintenance disertai dengan foto untuk menampung laporan bagian unit yang sedang dalam maintenance, sehingga kantor pusat ataupun pengawas dapat mengikuti proses maintenance dengan detail.

Proses maintenance didukung dengan modul inventory, yang tahapannya dimulai dari permintaan sparepart dari planner, pembelian penerimaan di Gudang dan penggunaannya pada unit, modul ini dilengkapi juga manajemen Gudang yang melaporkan kondisi stok mutase stok secara detail.

Lebih lengkapnya lagi untuk versi kontraktor ada laporan proyek yang menampilkan data dari perencanaan proyek actual biaya yang dikeluarkan, pada versi bengkel proses penerimaan customer dan laporan bulanan atau periodical, dan lain-lain sesuai versinya.