Pada Gudang yang sudah cukup besar ini diperlukan manajemen yang baik artinya harus sudah memiliki tata kerja yang sistimatis dan terstruktur, alur kerja yang standar dan proses pencatatan dan penyimpanan data yang tertata dengan baik, sehingga seluruh pergerakan barang dari mana datangnya barang, untuk apa barang didatangkan.  dimana menyimpannya, bagaimana indentifikasinya sehingga mudah ditemukan, kemudian kemana barang dikeluarkan, bila untuk keperluan maintenance ke unit mana barang dikonsumsi.

Gudang adalah bagian dari logistic,pada proyek konstruksi,  Gudang ini berada di tengah pekerjaan planner dan mekanik, artinya planner bekerja menjadwalkan pekerjaan maintenance berdasarkan data Gudang, dan mekanik ( workshop ) membutuhkan barang yang diarahkan oleh Planner ada di Gudang, sedangkan secara structural Gudang ada di bagian logistik dibawah bagian maintenance.

Lihat   :  Struktur Dept. Maintenence Di Project Konstruksi

 

ALUR KERJA GUDANG

1.    Tata letak Gudang

Mengatur tata letak atau layout itu pekerjaan yang sangat penting, pada pengaturan layout ini harus diperhatikan factor kenyamanan, keamanan, dan efektifitas kerja, yiatu mengatur alur kerja agar orang bekerja secara nyaman, jelas ( tidak memusingkan ), aman ( tidak membahayakan ), dan mudah dimonitor dan dikontrol

             Lihat   :  Membuat layout Gudang yang baik

 Stok opname

Pada saat kerja pertama kali di Gudang harus diadakan stok opname, yaitu kegiatan menghitung dan dan memeriksa seluruh barang dan membandingkan antara fisik yang ada di Gudang dengan catatan pembukuan Gudang ( stok card ).

Indentifikasi barang

Sambil melakukan stok opname dilakukan juga indentifikasi barang, yaitu memberikan keterangan pada barang yang belum tercatat pada data barang, misalnya, part number, merk, type, fungsi ( digunakan untuk unit mana barang ), dan bila ada keterangan substitusi ( barang / sparepart ini dapat digunakan oleh beberapa tipe unit ), disamping itu dicatat juga lokasi barang tersebut berada ( catat kode rak )

             Lihat : Cara mudah menemukan barang di gudang

Labeling

Seringkali kita menemukan Gudang yang manajemen atau tata Kelola kerjanya sangat tergantung pada petugas Gudang, kadang kala ditemui masalah yang hampir buntu hanya karena pada hari itu petugas tidak masuk kerja, hal ini sebenarnya tidak boleh terjadi.

Solusi untuk masalah ini adalah labelling, seluruh barang di Gudang seharusnya memiliki label yang bertuliskan persis seperti data barang pada system, sehingga manajemen yang sudah tersistem artinya data barang yang mudah diketahui secara system, akan mudah pula ditemukan secara fisik digudang, buatlah label yang isinya data barang di system.

Pada tahap ini proses pendataan barang sudah dapat dikatakan selesai, tahap selanjutnya adalah alur transaksi atau perputaran barang di Gudang, dengan selesainya stok opname berarti Gudang sudah memiliki data awal barang yang valid, sistimatis, dan mudah ditemukan baik secara data maupun secara fisik.

ALUR BARANG DI GUDANG

1.    Maintenance Planning

Maintenance planner sebaiknya membuat perencanaan pekerjaan maintenance baik dari preventive maintenance, yaitu service berkala, P2H, periodical cheking ( tindakan pengecekan unit secara periodic atau dalam rangka persiapan kontrak ), ataupun dari keluhan operator, dari data semua ini dapat dibuat rencana service ( maintenance ) yang didalamnya terdapat perkiraan kebutuhan sparepart.

 Dari rencana maintenance ini Gudang atau bagian logistic dapat memperkirakan kebutuhan sparepart, apakah sudagh ada dalam stok dan apakah stoknya mencukupi, bila belum mencukupi maka dapat dilakukan proses permintaan pembelian ( PR : Purchase requisition ).

Permintaan pembelian

Dari perkiraan kebutuhan sparepart ini Gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian ( Puchasing ), atau dapat pula ( bila dalam proyek ), melakukan pembelian langsung, biasanya untuk barang yang mendesak, dan harganya tidak terlalu besar.

 

3.    Order pembelian dan penerimaan barang

Bagian purchasing memberikan informasi tentang sudah dibukanya order ( PO ) kepada vendor tentang barang-barang yang dibutuhkan oleh Gudang.
Gudang memeriksa apakah yang disorder itu sesuai kebutuhannya, dan Gudang akan manerima barang sesuai PO tersebut

  Penyimpanan barang

Gudang menyimpan barang sesuai dengan lokasi dan jenis barangnya, menunggu sampai saat barang tersebut dibutuhkan.

             Lihat   :  Membuat layout Gudang yang baik

 Pengeluaran barang maintenance

Sebenarnya pada kegiatan ini Gudang sudah tidak melakukan pencatatan apapun, tinggal memberikan barang yang diminta oleh workshop ( mekanik ) barang-barang yang diminta berdasarkan WO yang telah diberikan oleh planner, kalaupun ada pencatatan adalah barang tambahan diluar WO.

 Penerimaan dan pengeluaran barang diluar maintenance

Di Gudang juga ada pencatatan diluar alur maintenance diatas, yaitu penerimaan barang dari bagian asset berupa sparepart bawaan pada saat unit baru dating ( baru dibeli ), penerimaan barang Bekas maintenance yang tidak jadi dipakai atau barang bekas yang masih dapat dipakai Kembali, sedangkan pengeluaran barang adalah berupa pengeluaran barang ke workshop untuk shop supplies ( misalnya : kawat las, mata gerinda, mata bor dan sebagainya yang diluar sparepart unit ).

LAPORAN GUDANG

Ada beberapa jenis laporan yang harus disampaikan oleh bagian gudang, yaitu :

1.    Laporan stok

 

Laporan ini memberikan informasi tentang detail barang termasuk partnumber, jumlah, nilai serta lokasi barang tersebut, drai tampilan inilah barang diketahui keberadaannya yang dicocokkan pada lokasi dengan melihat label barang.

 Laporan mutasi barang

Laporan ini memberi informasi tentang perubahan jumlah stok secara periodic sejak dimulainya penggunaan system sampai dengan saat ini.

3.    Laporan permintaan pembelian dan penerimaan barang

 

Laporan ini menginformasikan detail permintaan barang oleh Gudang kepada bagian pembelian dan realisasi pembeliannya.

Laporan- laporan lain yang berkaitan dengan kebutuhan dan pengeluaran barang baik untuk operasional maupun maintenance peralatan project.

Gudang sebagai tempat penyimpanan barang pasti dimiliki oleh setiap perusahaan, namun fungsi dari dudang ini pada setiap perusahaan berbeda, tergantung jenis perusahaannya, pada perusahaan yang menggunakan gudang sebagai faktor produksi, gudang dibagi menjadi 2 jenis yaitu :

• Gudang produksi : gudang ini masuk keluarnya barang dihubungkan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk sebagai penerimaan hasil produksi, sedangkan barang keluar sebagai supply bahan untuk proses prosuksi.
• Gudang umum : gudang yang proses masuknya barang tidka berkaitan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk dari supplier atau vendor dan keluar juga ke customer sebagai penjualan. Namun termasuk jenis ini adalah gudang yang ada dalam perusahaan dan bertugas mensupport bagian lain, misalnya gudang sparepart, pada perusahaan bengkel atau workshop peralatan pada perusahaan tambang dan konstruksi

Dalam posting kali ini akan kita bicarakan masalah gudang sparepart yang befungsi sebagai support ke workshop peralatan pada perusahaan konstruksi atau pertambangan, dimana layoutnya harus dapat mendukung pekerjaan bagian terkait tersebut.

Dalam gudang itu dibagi dalam beberapa area yang menunjukkan jenis pekerjaan di dalamnya, setiap area harus mempunyai batas yang tegas, namuntidak harus dibuat ruangan setiap area ( dibuat dinding ), kecuali ruang kantor. Setiap area cukup dibuatkan haris batas berwana kuning yang menunjukkan bahwa dalam batas garis tersebut adalah sebuah area tertentu.

Pada gudang yang menyimpan barang dan ada barang yang kecil secara fisik, misalnya sparepart, ada baiknya, area penerimaan, pengecekan, persiapan dan penguruman juga disipkan meja kecil, dan disiapkan alat kerja yang berhubungan dengan kondisi area, misalnya tali dan alat banding pada area pengiriman sebagai alat pengikat barang.

Walaupun di empat area diatas perlu disiapkan meja untuk menempatkan barang sementara dan alat kerja, namun tidak disarankan kalau di area ini disediakan rak, karena rak centerung menempatkan barang secara tertutup dan tidak terlihat.

Pada aera rak penyimpanan disediakan rak yang sesuai dengan jenis barang, dan diberikan identitas khusus ( akan dibicarakan khusus tentang indentifikasi rak ini ), dan pada area penyimpanan ini sebenarnya fungsinya sama dengan rak hanya disini disimpan barang yang tidak mungkin dimasukkan ke rak ( misalnya karena besar dan berat ). atau mungkin karena kapasitas rak telah penuh sehingga sementara barang ditempatkan disini.

Pintu gudang harus dipisahkan antara pintu masuk dan pintu keluar, gunanya untuk menegaskan barang mana yang baru masuk, dan barang mana yang akan keluar, disamping itu juga untuk mengurangi kesibukan di sekitar lalu lintas pintu.

Letak kedua pintu ini sedapat mungkin dekat atau mudah dilihat dari area administrasi dan pengawasan, sehingga setiap barang masuk atau keluar mudah diketahui dari ruang pengawasan.

Area ini adalah area kanrnya gudang dimana bagian administrasi gudang mencatat dan mengadministrasikan semua dokumen yang berhubungan dengan kegiatan gudang, dan dalam area ini kepala gudang juga berkantor, itulah sebabnya diatas dikatakan bahwa pintu keluar masuk harus disekitar area ini, sehingga kepala gudang mudah untuk mengawasi lalu lintas barang di gudang.

Walaupun gudang adalah tempat menyimpan barang, namun di area ini dilarang keras adanya barang, kecuali barang contoh atau sedang dalam masalah yang berjumlah kecil, itupun hanya sementara ada di ruangan ini.

Area ini adalah tempat dimana gudang menerima barang yang dikirim oleh vendor, setelah Faktur atau surat jalan diserahkan ke kepala gudang di area administrasi, barang diletakkan di area ini, petugas gudang akan mengecek barang yang diterimanya apakah sesuai dengan surat jalan dan apakah sesuai dengan pesanan, juga diperiksa secara fisik mutu dan kecacatannya.

Apabila pengecekan barang tidak dapat diselesesaikan secara langsung, maka barang masih harus berada di area ini dan surat jalan diberikan tanda " BARANG BELUM DIPERIKSA "

Pada saat proses pemeriksaan barang yang memenuhi sarat dipindahkan ke area pengecekan, dan yang tidak oke masih tetap ditinggalkan di area ini secara terpisah, dengan diberi tanda "RETUR"

Apabila barang sudah selesai diperiksa, maka barang yang dalam kondisi oke, artinya memenuhi semua sarat, dipindahkan ke area pengecekan, artina semua barang yang ada di area ini sudah clear dari masalah penerimaan, barang dapat diterima dan dapat disimpan dalam rak atau area penyimpanan.

Petugas gudang disini memilah jenis barang berdasarkan area raknya, sehingga akan lebih mudah dalam memindahkan barang ke rak atau area penyimpanan.

Area ini disiapkan untuk persiapan pengiriman, pada saat gudang menerima DO atau perintah pengiriman, maka barang yang tercantum dalam DO tersebut disipkan disini, barang dicek baik jumlah, jenis dan persaratan lainnya sesuai DO. Dalam area ini jumlah dan jenis barang harus sesuai dengan seluruh DO yang sudah ada, jadi tidak boleh ada barang sisa berada disini, misalnya barang yang per box berisi 40 namun di DO hanya perlu 30, maka sisa yang 10 tidak boleh berada di tempat ini, harus segera dikembalikann ke area penyimpanan.

Pensiun bagi sebagian orang kelihatannya adalah suatu momok yang menakutkan, dimana kita sudah tua secara umur, sudah lemah fisik, lemah relasi, sehingga sangat ditakutkan pada masa itu dimana fisik sudah lemah, sendirian tidak ada teman, tidak ada kesibukan dan yang paling ditakutkan adalah tidak adanya uang hanya untuk biaya hidup sekalipun.

Saya membuat tulisan ini tergelitik membaca atau melihat video postingan seorang teman, mungkin dia bekerja dalam bidang keuangan atau asuransi, mohon maaf kawan karena pemikiran saya ternyata berseberangan dengan anda.

Teori menabung atau asuransi dalam arti menyimpan uang itu benar, tidak ada salahnya, terutama untuk teman-teman yang penghasilan atau gajinya bisa disisihkan untuk ditabung, karena bagaimanapun kita tetap membutuhkan dana apalagi yang sifatnya tidak terduga jadi tabungan kita bisa membantu dalam situasi demikian, tapi bagaimana dengan asuransi ?

Oke, itu masalah keuangan, sekarang kita lihat dari sisi yang lain, persiapkan masa pensiun itu dari sisi investasi, investasi itu bermacam bentuknya lho, tidak hanya uang dan barang, terutama bagi teman yang ( mohon maaf ) penghasilannya cukup sulit untuk disisihkan.

Sekarang saya ingin ceritakan dari sisi saya sendiri, mudah-mudahan bisa diambil hikmahnya oleh adik, anak atau bahkan cucu saya, sehingga apa yang ditakutkan pada masa tua itu akan berubah menjadi masa yang sangat menyenangkan, kita akan sellau berada pada masa puncak, seperti layaknya umur 30 - 40 tahuan.

Asik bukan ? sekarang umur saya 63 tahun, pernah bekerja secara formal sampai umur 46 tahun, sesudah itu pensiun, bukan pensiun dipaksa atau PHK, tetapi murni mundur dengan perjuangan karena tidak disetujui.

Tahukan anda bahwa usia diatas 55 tahun atau masa pensiun itu adalah masa puncak manusia, dimana secara fisik belum terlalu renta, masa belajar formal sudah dilalui pada masa kuliah dulu, masa aplikasi ilmu kuliah juga sudah dilakukan pada masa kerja, artinya masa kerja itu adalah masa dimana menerapkan teori masa kuliah ke dalam dunia nyata ( kerja ), dan setelah itu masa pengembangan ( usaha ), bila ilmu hanya diterapkan dalam satu bidang kerja saja kurang berkembang.

Jangan pernah bayangkan disaat pensiun itu akan berhenti bekerja, berhenti dari kegiatan, berhenti dari keramaian, kalau itu yang akan dilakukan, maka yang datang adalah penyakit, baru pensiun langsung struk, padahal pensiun itu bukan hari akhir, tapi awal dari hidup yang sebenarnya ...

Sekarang era digital, sangat berbeda jauh dengan masa saya dulu, semua serba manual, tapi saya coba ceritakan versi digitalnya, misalnya saat ini masa kuliah sudah selesai atau masih berjalan, dan sedang dalam dunia kerja, rajin-rajinlah menyimpan kerjaan kita, maksud saya catatlah atau bisa difoto semua langkah kerja kita yang penting setiap hari. misalnya dokumen pendukung kerja kita, setiap hari lama-lama kita punya catatan runut tentang bidang kita.

Bagaimana cara menyimpan catatan kerja kita tadi, kalau jaman sekarang paling mudah dengan blog, jadilah blogger yang kontennya adalah rincian kerja kita, dari blog ini kita dapat banyak keuntungan, pertama kita punya catatan yang tersistem dan tersimpan rapi tidak akan hilang, kedua blog itu gratis tidak membutuhkan biaya apapun, paling modal tenaga pikiran dan kemauan, ketiga dengan blog kita semakin meningkat dalam bidang tertentu, misalnya bila kita bekerja di bidang teknik sipil ,dengan blog kita tambah ilmu IT, dan keempat dengan blog kita akan semakin dikenal atau istilah kerennya sekarang Personal Branding, yang nilai diri kita semakin kuat.

Bisa dibayangkan, anda setiap hari mendokumentasikan ilmu dan aplikasinya secara sistimatis, dan setiap hari pula orang seluruh dunia tahu tentang kegiatan anda tersebut ( lewat blog ), dalam 5 tahun saja anda sudah menjadi expert, mulai banyak orang bertanya tentang bidang keahlian anda ini, dalam situsi seperti ini masihkah anda bisa bekerja dengan tenang sebagai karyawan.

Itu tadi cerita tentang investasi non material, lah sekarang investasi materialnya misalnya anda sekarang menabung atau ikut asuransi, artinya anda mau menyisihkan pengahsilan anda yang sebetulnya masih anda perlukan untuk bisa anda nikmati nanti, kapan dan apakah kita bisa menikmatinya ? tidak ada yang bisa memastikannya.

Menurut saya, sekali lagi menurut saya, jauh lebih menguntungkan uang asuransi itu diinvestasikan misalnya dalam investasi otak, misalnya anda sekarang bidangnya sipil, kenapa tidak dibelikan software scath up atau lumion atau SAP project atau apa lah sejenisnya, karena anda akan semakin expert dan bersayap, seorang sipil yang bisa merancang jauh lebih mahal harganya, dan sketch up dan kawan-kawan tadi juga bisa dijual lho... mahal juga.

Sekarang saya yakin, kalau anda adik, anak atau cucu saya bisa merenung,apa yang terjadi dengan diri anda pada masa diatas 55 tahun ? kalau yang saya alami, kita terus berada pada masa 30 - 50 tahun, prestasi dan prestise jauh diatas pada umur 30-50 yang sebenarnya, karena dulu hanya modal ilmu ( teori ) dan implementasi ( pengalaman kerja ), kalau ditas 55 tahun ditambah kebijakan, sekarang bisa menerapkan ilmu dan praktek dalam suasana bijak.

Pertanyaan selanjutnya, kapan kita pensiunnya ?  hanya DIA lah yang akan bisa menentukan harinya...